Come migrare la gestione email su Google Apps con Gmail + IMAP

August 11th, 2008 at 9:45 am • permalink37 comments

Google Apps, inizialmente conosciuto come Google Apps For Your Domain, è una suite di servizi offerta da Google che permette a chi dispone di un dominio di configurare e gestire una versione personalizzata di Gmail, Google Calendar, Google Docs ed altri prodotti a marchio Google.

google-apps

Ad esempio, come nel caso che andremo a vedere in questo post, è possibile configurare la gestione email del proprio dominio per consultare la posta via Gmail. Qualsiasi email che riceverete al vostro indirizzo di posta personale sarà processata, invece che dal vostro mail server o da quello del vostro provider di hosting, direttamente da Google e potrete così consultarla dall’interfaccia di Gmail ed usufruire di una serie di vantaggi aggiuntivi come:

  • Un potente antispam
  • Un efficiente motore di ricerca
  • Tutti i servizi che già disponete con l’account classico @gmail.com

Per approfondimenti sull’argomento vi consiglio il video Google Apps For Your Domain.

Ma perché dovrei passare le mie email su Google Apps?

Bella domanda! Poiché questo non è né un post sponsorizzato da Google né una marchetta, non ho motivo di convincervi ad utilizzare Google Apps. Tuttavia, poiché passare la gestione delle mie email su Google Apps è stata realmente una svolta, vi racconterò in breve le motivazioni che mi hanno spinto a questa scelta. A voi le conclusioni.

Il passaggio a Mac un paio d’anni fa è stata una delle scelte informatiche più azzeccate. La conversione, tutto sommato, è stata indolore ma per un paio di applicazioni è ho avuto difficoltà a trovare un valido sostituto. Una tra tutte Microsoft Outlook che, a mio avviso, continua ad essere una spanna avanti rispetto a tutti i concorrenti.
Client per email ce ne sono a decine, ma nessuno offre il grado di integrazione e gli strumenti di Outlook 2007 sul piano di gestione dell’agenda, scheduling, diario, contatti e quant’altro.

Cosciente del fatto che non potevo continuare ad avviare Parallels Desktop solo per leggere le email con Outlook, dopo un anno (eh sì, l’ho tirata per le lunghe!) ho cominciato a cercare alternative puù efficaci.
Il problema, oltre al nuovo, era il vecchio: per nulla al mondo mi sarei sognato di buttare via 6 anni di email salvate su file .PST di Outlook!

Così ho deciso che il primo passo era convertirmi da POP3 a IMAP. Come scritto nel post Come ridurre ed ottimizzare i costi tecnici in azienda – Parte 2, IMAP è particolarmente indicato per chi, come me, desidera leggere le email su dispositivi differenti e sistemi operativi differenti.
Per passare ad IMAP ho innanzi tutto spostato il mail server personale su uno che supportasse IMAP ma il primo tentativo non è andato a buon fine. Il provider era inaffidabile, offriva un supporto limitato ma soprattutto una webmail impraticabile.

Ho cominciato a curiosare Google Apps.
L’offerta era allettante:

  • Interfaccia basata su GMail
  • Accesso IMAP senza limitazioni
  • Servizio gratuito fino a 200 account (non ho così tanti parenti)
  • Accesso mobile (un plus che non avevo calcolato inizialmente)

Superata la mia solita diffidenza iniziale verso la migrazione di dati a server che non ho in gestione diretta, mi sono convito ad aprire un account.
Dopo 3 mesi di test assolutamente soddisfacenti, ho deciso di promuovere a pieni voti il servizio e cominciare la migrazione dei 2 Gb di email precedenti dai file di archivio di Outlook.

Per dovere di cronaca, ritengo corretto precisare che non mancherò di continuare ad eseguire il backup annuale offline dell’email dell’anno in corso. La prudenza non è mai troppa…

Migrazione della gestione email a Google Apps

Per migrare la propria gestione email a Google Apps sono necessari alcuni requisiti:

  • Conoscete che cosa sia un record DNS, nello specifico un record MX.
  • Avete la possibilità di gestire le modifiche ai record MX del vostro dominio, direttamente (voi stessi) o indirettamente (attraverso un provider di hosting).

Inoltre, non procedete prima di aver scaricato e creato una copia di tutte le email presenti sul server mail attuale.
Nel mio caso, ho provveduto a salvare tutte le email su Microsoft Outlook per poi importarle direttamente in Gmail su Google Apps.

Verificati i requisiti, la procedura si compone di 6 fasi.

Prima di procedere con qualsiasi tipo di modifica, è necessario aprire un account su Google Apps indicando quale dominio si intende utilizzare. Google offre anche la possibilità di acquistare il dominio direttamente da loro: personalmente non ho mai provato e non intendo farlo.

google-apps-select-domain

Una volta creato l’account, se il dominio che desiderate usare su Google Apps è già attivo, ricreate via pannello di controllo tutti gli account email esistenti. In questo modo, non perderete nessuna email in fase di trasferimento.

Ora arriva la parte più delicata: configurate i record MX come indicato dalla guida di Google.
Questo passo è estremamente delicato poiché una configurazione errata può causare la perdita di email in arrivo. Inoltre, le modifiche a record DNS possono richiedere fino a 24 ore per la propagazione dunque, in caso di errore, potreste perdere tutte le email in arrivo nelle ultime 24 ore anche se correggete immediatamente il problema.

Non avventuratevi per questa strada se non avete le idee chiare su come procedere.

Completata la configurazione attendete la propagazione dei DNS. Normalmente è necessario un tempo variabile da qualche minuto a 24 ore.
Per accedere all’email è necessario creare un record DNS di tipo CNAME e puntarlo a ghs.google.com., come indicato nella guida.
Quando inizierete a ricevere email sull’account di Google è un buon segno che la configurazione è corretta. A questo punto attendete 48 ore per essere sicuri che tutti gli ISP abbbiano registrato le modifiche prima di cancellare gli account sul vecchio mail server.

Importazione delle email

Completato il trasferimento, arriva il momento di importare le vecchie email sul nuovo account di Google Apps.
Questo passo non è necessario, potreste voler conservare i vecchi messaggi solo sul vostro computer ma personalmente non vedo motivo per non creare una copia online mantenendo così lo storico di tutte le conversazioni su un unico account.

Per l’importazione dei dati da Outlook 2003 e 2007, Google mette a disposizione il software Google Email Uploader.
La mia esperienza con questo programma è stata a dir poco disastrosa. Non ha mai retto il numero spropositato di email salvate in Outlook crashando inesorabilmente a qualche minuto dall’avvio. Inutile dire che, al quinto tentativo e conseguente reset dell’account, ho deciso che questa soluzione non era praticabile.

In alternativa suggerisco di ricorrere, per l’ultima volta, al fido Microsoft Outlook.
Configurate l’account su Google App per l’accesso via IMAP e preparatevi alla migrazione via IMAP (curiosamente, scopro solo ora in fase di scrittura di articolo che Google lo consiglia come metodo per l’importazione di grandi quantitativi di email).

La procedura è semplicissima. Una volta configurato l’account su IMAP, è sufficiente trascinare le email che si desidera spostare dalla cartella su Outlook alla cartella IMAP su Google App, esattamente come se spostaste l’email da una normalissima cartella ad un’altra.
Microsoft Outlook provvederà a spostare/copiare le email selezionate su Google Apps attraverso IMAP.

from-outlook-to-gmail

La procedura potrebbe richiedere anche ore, a seconda del numero di email (nel mio caso ci sono volute circa 4 ore per 2Gb di dati).
Siate pazienti e, per evitare problemi, non utilizzate né Outlook né il computer durante la copia per evitare il crash di Outlook o il rallentamento dell’operazione.

email-migration

Cosa copiare e dove

Una normale migrazione tipicamente prevede la copia dell’email in arrivo ed email inviate. Ecco la corrispondenza di cartelle tra Outlook e Gmail su Google Apps.

Microsoft Outlook Gmail su Google Apps
Inbox [Gmail] (o Inbox)
Sent Items [Gmail]/Sent Mail

Sconsiglio la copia di bozze, spam o email eliminate.

Gmail e Sottocartelle

Non è raro l’utilizzo di sottocartelle su Microsoft Outlook per la classificazione delle email. Io stesso ho creato alcune cartelle tematiche associate a regole per lo smistamento automatico delle email in ingresso.

Gmail non adotta una struttura a cartelle ma si affida alle label, ovvero delle etichette. E’ possibile associare un numero illimitato di label ad ogni email così come avviene in Outlook per le categorie.
Accedendo a Gmail via IMAP, Microsoft Outlook mostra ogni etichetta con una cartella. Normalmente queste cartelle vengono inserite nel nodo [Gmail] che corrisponde alla cartella principale del nostro account email su Gmail.

Come potete vedere, Sent Mail, Draft, Trash… sono tutte etichette anche se con un funzionamento speciale. La loro rappresentazione, in Microsoft Outlook, è una cartella.
La creazione di nuove etichette, però comporta l’inserimento delle cartelle sotto il nodo [Gmail] e qualcuno potrebbe trovare difficile adattarsi a questo cambiamento.

gmail-imap-node

Anteponendo al nome etichetta la stringa INBOX (tutto maiuscolo) si sfrutta una particolarità del protocollo IMAP e della normale strutturazione di un account email forzando Outlook ad interpretare quella etichetta come sotto cartella di Inbox.
Ad esempio, notate come l’etichetta INBOX/asg sia vista da Outlook come una sottocartella di nome asg della cartella email in ingresso.

gmail-subfolders

Copiare o Spostare

Il trasferimento delle email su Gmail non è certo esente da complicazioni. Eventuali temporanei problemi di connessione potrebbero interrompere il processo di upload, magari proprio al 98% dopo 4 ore di attesa. Se questo succede, come capire quali email sono già state copiate?

Per risolvere il problema ho deciso di non utilizzare la copia di email ma lo spostamento.
Selezionando le email da spostare e trascinandole dalla cartella di Microsoft Outlook a quella di Gmail si causa lo spostamento delle email che verranno rimosse da Microsoft Outlook per essere conservate solo su Gmail.
In questo modo, in caso di interruzione del processo, è possibile avviare nuovamente lo spostamento dal punto esatto in cui si è interrotto.

In caso di copia ed eventuale interruzione del processo, non sarete in grado di sapere quante email sono state duplicate e sarete costretti a ricominciare da zero o confrontare quelle presenti su Gmail scartandole da Microsoft Outlook.
Nel caso di 2 Gb di email potreste voler impiegare in modo più produttivo il vostro tempo…

Nel caso decidiate di spostare le email e non copiarle, eseguite prima una copia di backup dei file .PST. In caso contrario, al termine della migrazione dei dati non avrete più una copia offline delle vostre email dato che il contenuto del file di Outlook è stato spostato su Gmail.

In conclusione

A questo punto, avete tutte le informazioni necessarie per valutare o meno la migrazione delle vostre email a Google Apps.
Qualunque sia la vostra scelta, non procedete mai senza un backup alla mano e, se possibile, sperimentate prima il risultato con un account di prova.

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Comments

Bravo Simone, anch’io lo uso da tempo e posso dirti che tutti i miei clienti sono contenti con il servizio, ogni tanto ha dei piccoli problemi, ma niente nei confronti di altri servizi. ;)

[...] avevo finito di lodare la scelta di migrare la gestione email su Google Apps che ieri notte Gmail è rimasta offline per un paio d’ore. Chiunque tentasse di accedere [...]

Ciao Johnnie,
è sempre un piacere vederti da queste parti. :)

Grazie per il tuo feedback!
A proposito di problemi… ne ho appena parlato. ;)

Ciao Simone, grazie per l’appassionata guida.
A dire il vero è un pò che ci faccio un pensierino ma visto il periodo (agosto per me è molto lavorativo) ho evitato di cercare guai.

Comunque ci sono e tutto funziona bene. Ho solo problemi a configurare l’imap sul mio client: che server hai utilizzato? devo forse configuare anche imap.miodominio.com sul dns?

Ciao Simone,
non è necessario configurare un CNAME imap poiché puoi utilizzare tranquillamente quello messo a disposizione da Google che è imap.google.com.

Attenzione perché Google chiede di utilizzare delle porte che non sono quelle di default.
Se imposti IMAP e poi non modifichi le porte il programma non riuscirà a connettersi.

Ecco la procedura completa:
http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=78799

Mi stavo complicando la vita più del necessario… sarà stato il caldo!

P.S. Scusa il ritardo nella risposta ma non ne ho ricevuto notifica.

Max says:

Una cosa non riesco ca capire.. già Gmail da la possibilità di aggiungere un account al proprio per scaricare la posta e mandarla con lo stesso account

mi spiego: io ho pippo@gmail.com e un sito con info@pippo.com

andando su Account posso aggiungere info@pippo.com per usarlo su Gmail.. da qui non riesco a capire la reale utilità di queste Apps in quanto fanno la stessa cosa.

ho capito male?

In realtà Google Apps offre molto di più di quanto descritto in questo articolo. Ad esempio, è possibile creare un numero illimitato di account email ed associare l’autenticazione ad LDAP, come avviene in molte configurazioni aziendali.

Nella maggior parte dei casi l’uso di account aggiuntivi può essere sufficiente, ma quando si utilizza le email ad esempio per lavoro o come strumento di lavoro, allora entrano in gioco requisiti aggiuntivi come la necessità di separare gli account o di avere un accesso dedicato per uno specifico account.

Simone says:

Ciao, volevo ringraziare questo sito perchè seguendo i consigli sono riuscito ad utilizzare le Google Apps sul provider SoloDomini che mi ha aggiunto anche i dns per utilizzare calendar, link, start, e tutte le funzioni delle google apps per dominio.

in questo istante riesco ad usare le mail di google per il mio dominio. grazie grazie grazie!

Enrico says:

Grazie al tuo articolo ho iniziato anche io ha sperimentare il servizio di Google App.

Unico problema per ora e che con l’account di Google App non riesco ad utilizzare il servizio di Google Reader. Sembrerebbe che per ora questo servizio non sia a disposizione per gli account Google App. Percaso hai delle idee come poter superare questo problema ?

Grazie comunque per l’articolo

Ciao Enrico,
confermo. Google Reader non è parte della suite.

Sgang says:

Ho una domanda da porre, io ho un mio dominio con un provider di servizi a pagamento che offre anche 10 caselle di posta. Siccome sono poche e avrei bisogno di almeno altre 4-5 caselle pensavo di utilizzare Google Apps, non solo per migrare la gestione sui server Google ma anche per ottenere NUOVE email che pero’ siano del tipo @miodominio.it. E’ possibile ?

Sì, certo è possibile. Il provider deve però concederti la gestione dei DNS per poter usare Google Apps.

Sgang says:

grazie per la risposta Simone, per caso sai se questo è possibile con un Host condiviso di Netsons ?

Non ho idea, ti consiglio di contattare il tuo provider.

Luca says:

mmmm mica ho capito quali sono i costi ?! vorrei spostare la gestione della posta del mio sito (con 10/12 email) ma mi sembra di capire che si parla di 40 euro anno per account ?! o c’è anche una versione gratuita ?!

L.

La standard edition è gratuita. Puoi trovare le informazioni direttamente sul sito di Google.
http://www.google.com/apps/intl/en/group/index.html

Sgang says:

Una domanda, quando dici “Per accedere all’email è necessario creare un record DNS di tipo CNAME e puntarlo a ghs.google.com., come indicato nella guida.” che significa? che pagina devo usare del mio sito ? Una a caso ?

giulio says:

Ottima guida Simone, finalmente ho capito cosa è Google Apps.

La mia domanda è la seguente:

il dominio ha come maintainer la società A e l’hosting invece è della società B. Le mail per questo dominio sono già state configurate su Google Apps e funziano correttamente.

Se io cambio l’hosting portandolo alla società C, devo fare qualcosa per le mail su Google Apps?

Grazie

Ciao Giulio, su Google Apps non devi cambiare nessuna configurazione. Devi però assicurarti che non appena passerai a provider C, quest’ultimo lasci inalterate le configurazione dei record CNAME e MX o le cloni, in alternativa verranno perse non appena C prenderà in carico la gestione cambiando i propri nameserver.

giulio says:

Simone, grazie per la risposta celere.

Nel post precedente non sono stato esaustivo. La società A continuerà a manutenere il dominio, ci sarà solo un cambio di hosting da B a C. Per cui A cambierà i Name Server puntandoli sui DNS di C.

Io ho già modificato gli MX record sullo spazio hosting di C mettendoli su quelli di google apps secondo la guida.

Mi chiedevo se fosse sufficiente solo questo.

Grazie

Sì, a questo punto è sufficiente. Assicurati che anche il CNAME che punta a mail.* sia attivo.

giulio says:

Perfetto. Stavo immettendo appunto quello.

Quindi i cname dovrebbero essere due:

mail.nomedominio.it — ghs.google.com
stringa univoca — google.com

Corretto?

Grazie ancora.

Santo says:

Salve a tutti,
premetto che non sono un esperto in gestione server. Ho provato, grazie a questo prezioso articolo e alla guida di Google Apps a sistemare i DNS dal mio pannello di controllo, ma non so se ho commesso qualche inesattezza. Simone, se ti mando in PM lo screenshot di quello che ho fatto, potresti dirmi gentilmente se ho commesso cavolate?
Grazie.

Stefano says:

Ciao Simone,
complimenti per l’articolo e grazie per la precisa guida nelle impostazioni. Non ho capito però una cosa: se io voglio passare a Google Apps la gestione in IMAP di un solo account dell’azienda, posso continuare a mantenere gli altri in pop3 con l’attuale gestore? Oppure devo passare tutti gli accounta sotto la gestione di Google e farne gestire una parte in pop e uno in imap?

Se sposti la gestione email, va spostata interamente. Non puoi gestire alcune email su un provider ed altre su un altro.
Una volta spostata, Google Apps supporta comunque sia IMAP sia POP3.

Marco says:

Ciao,
ho apprezzato tantissimo il tuo articolo, soprattutto la “condivisione della conoscenza” che, con questi contributi così preziosi, fa crescere tutti noi.
Volevo chiederti se il protocollo IMAP viene comunque reso messo a disposizione da Google anche se nelle impostazioni del MAIL EXCHANGER RECORD come server di posta in entrata (pop3 e mail) devi specificare pop.gmail.com e, in nessun campo è indicato di inserire imap.gmail.com.

Grazie anticipatamente per la risposta,
Marco

Se usi POP3, quelle sono le specifiche. Per usare IMAP l’host è imap.google.com.
Vedi http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=75725

christian says:

Ciao,
guida interessantissima e utilissima, penso di procedere a breve.
Una domanda. Io ho un sito in hosting su Aruba ed ho anche 5 caselle.
Se trasferisco la mail su google apps, non devo piu pagare le caselle ad Aruba….o sbaglio?
Grazie
Christian

In teoria no, in pratica dipende se il tuo provider ti consente di scalare il costo dal tuo piano attuale.

Manuel says:

Ottima guida, in effetti anch’io 2 anni fa sono passato a Google Apps con enorme soddisfazione più o meno per gli stessi motivi che hai descritto.
Volevo aggiungere un “workaround” che ho trovato utile per chi avesse in uso un hosting che non permette la modifica dei record MX (per esempio Aruba hosting+posta). In questi casi si può utilizzare l’email che google Apps assegna in automatico (qualcosa come nome.dominio.test-google-a.com). In pratica si può andare nelle impostazioni del proprio servizio di posta e inserire quella email “provvisoria” (che però in realtà non scade mai) come indirizzo destinazione di “forward” permanente di tutto ciò che arriva sulla propria casella andando ad assicurarsi che venga inoltrata senza mantenere le email in archivio sul server vero e proprio (inoltra e non archiviare), evitando così che la casella originale si riempia completamente. Ho notato che il forward è immediato e non ho fin’ora riscontrato nessuna controindicazione nell’uso di questo workaround. L’unica accortezza che suggerirei è magari di disattivare o ridurre la potenza dell’antispam sul servizio di posta originario per evitare di perdere eventuali email buone per strada.

Antonio says:

Ho appena letto la guida, ben fatta e soprattutto dettagliata, ho notato pero’ che con Aruba la configurazione e’ non e’ cosi’ semplice, mi spiego .. .
Acquistanto il pacchetto Dominio Hosting Linux non riesco a configurare i DNS per la posta elettronica, cosi subito ho pensato di attivare il relativo pacchetto “Gestione DNS + Posta” che Aruba mette a disposizione ma il supporto Aruba mi ha sottolineato che attivando i DNS con Google perderei poi l’accesso al dominio … mi chiedo allora … come faccio a configurare la posta su Google Apps e a lasciare il sito .. su Aruba ? e’ possibile farlo o devo cambiare MNT ? grazie mille .

Non è vero, dipende da quali record DNS cambi. Per avere le email su Google Apps basta che punti i record MX, non server cambiare i record NS.

luca says:

Ciao simone, sono in procinto di effettuare il trasferimento delle mail dal mio mail server che mi fa anche da hosting a Google Apps (molto più economico).
Ti chiedevo se nella generazione degli account di posta nel pannello di controllo di Google Apps, devo mettere sia il nome utente che la password uguale a quella riconosciuta dal mio attuale mail server o basta solo il nome utente “esempio. pippo@nomedominio.it
grazie

Ti consiglio di lasciare all’utente la scelta della password. Puoi inserire quella attuale, lasciando all’utente la possibilità di cambiarla.

Ale says:

Ciao Simone, Google Apps funziona bene però c’è un problema che con imap può diventare serio, come si fa ad annullare l’invio di 500 notifiche di lettura spedite per errore aprendo in un colpo tutte le mail??
La cartella “posta in uscita” su gmail non è presente e inoltre in base al contratto c’è una limitazione giornaliera nell’invio delle mail.Nel caso sopra indicato ti ritroveresti col problema di non poter inviare per 24 causa blocco account. Come ovviare?? soluzioni?

Grazie Simone

Ale says:

Il messaggio che appare nel caso sopra indicato è il seguente : 550 5.4.5 Daily sending quota exceeded

Su questo sito ne parlano ma non vedo soluzioni : http://www.labnol.org/internet/email/gmail-daily-limit-sending-bulk-email/2191/

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