Non ho mai (ancora?) aperto un'azienda personale, tuttavia in questi anni ho avuto in carico più di una volta l'organizzazione dei budget destinati al dipartimento tecnico di aziende.
Allo stesso modo ho assisito, ed in alcuni casi partecipato, all'organizzazione ed alla nascita di diverse startup soprattutto nel mondo dello sviluppo, della programmazione e del web marketing.
C'è un elemento che contraddistingue tutte queste, e molte altre, aziende: i costi tecnici.

Ovvio che i costi sono parte di ogni azienda, ma poco potrei raccontarvi, ad esempio, dei costi del personale.
Mi limiterò, nelle prossime righe, a fornire qualche consiglio e suggerimento per ottimizzare al meglio i costi tecnici in un'azienda di piccole/medie dimensioni.
In particolare, questi suggerimenti saranno senz'altro utili per la startup di una vostra società nel campo del web marketing, motori di ricerca e tematiche annesse.

Avevo cominciato con lo scrivere qualche riga, alla fine mi sono ritrovato pagine di informazioni.
Per comodità pubblicherò l'articolo completo in tre parti.
Ecco un'anticipazione dei contenuti.

1. Licenze suite di programmi per ufficio: un'alternativa (economica) ad office
2. Licenze sistemi operativi: Windows non si cambia
3. Editor HTML e programmazione: gratis è possibile
4. Editor di immagini gratuito, Photoshop no grazie
5. Gestione delle email: meglio IMAP che POP3
6. Gestione server email: se possibile, delegate
7. Client Email: free è meglio, open source è ottimo
8. Calendari ed appuntamenti
9. Domini internet
10. Hosting e Server
11. Assistenza tecnica, ticketing ed organizzazione del lavoro

Nelle prossime pagine troverete suggerimenti, prezzi, nomi e prodotti.

Licenze suite di programmi per ufficio: un'alternativa (economica) ad office

Partiamo da uno dei tasti più dolenti su un bilancio aziendale: le licenze software.
Oltre all'acquisto dei sistemi operativi, dei quali parlerò più avanti, giocano un ruolo fondamentale i programmi essenziali come una suite di programmi che includa, almeno:

1. Un editor di testi
2. Un foglio di calcolo
3. Un software per presentazioni

Nella maggior parte dei casi la scelta ricade, inevitabilmente, sulla suite Microsoft Office.
Sebbene questa raccolta di prodotti rappresenti l'eccellenza e sia disponibile in diverse versioni per accontentare (quasi) ogni portafoglio, non sempre si rivela un acquisto indispensabile.

Nella maggior parte dei casi esistono almeno due valide alternative.
La prima si chiama OpenOffice, la seconda ThinkFree.

OpenOffice è un progetto gratuito ed opensource che offre, con una sola installazione, ben 6 programmi:

1. Writer: un potente editor di testi
2. Impress: un software per realizzare presentazioni multimediali
3. Math: un prodotto per creare e calcolare equazioni e formule
4. Draw: un eccellente strumento per disegnare grafici e diagrammi di flusso
5. Calc: un foglio di calcolo
6. Base: un database

Writer, Impress e Calc sono quasi completamente compatibili con i rispettivi cugini Microsoft Word, Microsoft PowerPoint e Microsoft Excel.
Questo significa che potete creare e leggere (quasi) ogni tipo di documento creato con Microsoft Office, ad eccezione dell'ultima versione 2007 per la quale la compatibilità non è ancora garantita.

OpenOffice è una perfetta alternativa gratuita ad Office che vi permetterà di risparmiare almeno $399.95 (US) a licenza, il costo della versione Standard di Office 2007.

Diamo a Cesare ciò che è di Cesare o, per meglio dire, a Microsoft quello che è di Microsoft.
Al momento non ho trovato nessun prodotto che possa in qualche modo eguagliare o sostituire Microsoft Outlook per chi, come me, ne usa intensamente ogni sua funzione compreso diario, agenda ed interazione con altri prodotti.
Allo stesso modo, Base non è in grado di sostituire Access per chi necessita delle caratteristiche di un database relazionale per ambiente desktop.

Tuttavia ci sono due possibili soluzioni a questo problema:

1. La soluzione consigliata è l'acquisto di una licenza Office da installare su una macchina, possibilmente ad uso condiviso se necessario. Questo consentirà di aprire eventuali documenti non compatibili con OpenOffice o, in alternativa, di risolvere la necessità di modifiche specifiche.
2. Da non sottovalutare la possibilità di acquistare singolarmente il prodotto necessario, ad esempio Microsoft Outlook, con il risparmio del costo della licenza degli altri prodotti della suite.

Non proseguo l'argomento Outlook poiché la gestione delle email è trattata nel dettaglio più avanti.

Per quanto riguarda ThinkFree, invece, si tratta di una eccellente soluzione di editing online.
Offre 3 prodotti: un editor di testo, un foglio di calcolo ed un programma per creare presentazioni. La piattaforma è scritta in Java ed è impressionante la somiglianza con Office.
La compatibilità è eccellente e, iscrivendovi gratuitamente, avete a disposizione 1gb di spazio per scrivere e conservare documenti.

Caratteristica non di poco conto, Thinkfree consente di condividere documenti con altri utenti registrati semplicemente impostando le opportune autorizzazioni.

Sentite ancora il bisogno di tutte quelle licenze di Microsoft Office?

Licenze sistemi operativi: Windows non si cambia

Esistono due possibili alternative a Microsoft Windows: Linux e Mac Os X.
Difficilmente acquisterete un Mac per risparmiare poiché il costo della macchina è normalmente più alto di un computer Windows... e questa non è la sede per prendere in esame le singole specifiche.
Resta Linux ma... parliamoci chiaro, sono ancora lontani (e forse inesistenti) i tempi in cui si potrà utilizzare Linux in azienda con la stessa facilità di Windows.

Non parlo di semplicità del sistema operativo ma della sua compatibilità.
La maggior parte dei programmi, da WebCEO ai software di contabilità, non sono disponibili per Linux.

A questo punto avete due (+1) scelte per risparmiare qualcosa sulla licenza:

1. Se avete dei programmatori o dei tecnici, valutate se le loro competenze o necessità non possano rientrare nell'uso di Linux. Esistono distribuzioni estremamente semplici, come ad esempio OpenSUSE, che oltre ad essere gratuite offrono una eccellente interfaccia utente.
2. Verificate di acquistare, quando disponibile, una licenza OEM del sistema operativo con la macchina.
   Acquistare Microsoft Windows separatamente ha un costo maggiore che acquistare una versione, magari più limitata, contestualmente ad un computer.
3. La terza soluzione è, per così dire, un workaround che si basa sul concetto che una licenza di upgrade è normalmente meno costosa di una completa. Questo cosa significa?
   Sostanzialmente che potete passare in rassegna eBay alla ricerca di qualche licenza originale di Windows datata a buon prezzo e acquistare in seguito la licenza di upgrade. Se fate bene i vostri calcoli potreste risparmiarci una somma interessante in un modo assolutamente legale.

Cosa dire delle licenze dei sistemi operativi dei server?
Pazientate ancora qualche paragrafo...

Editor HTML e programmazione: gratis è possibile

In azienda, poiché siamo tutti un po' tecnici ed un po' smanettoni, non bastano un paio di programmi per documenti e fogli di calcolo.
Se lavoriamo nel campo di internet senz'altro ci servirà qualcosa per realizzare pagine web, modificarle o programmare.

I programmi a pagamento si sprecano ma siccome noi siamo propensi al risparmio vediamo se è possibile ottimizzare anche in questo caso i nostri costi.
La risposta, ovviamente, è sì.

Partiamo dai comuni editor HTML.
Se vi serve un editor WYSIWYG senza troppe pretese perché non ricorrere a NVU.
Editor non visuale altrettanto valido è HTMLKit.

Se invece avete a disposizione un computer sufficientemente potente, la piattaforma gratuita Eclipse potrebbe offrirvi molte soddisfazioni.
Non dimenticatevi di installare l'eccellente plugin Aptana per l'editing di pagine HTML, CSS e JavaScript così come PDT, PHP Development Tools, pacchetto di librerire sponsorizzato anche da Zend.

Per Java, XML, Ruby e Rails non scordatevi di NetBeans, anch'esso gratuito.

Infine, un editor di testo per tutti i gusti, PSPad è in grado di assistervi per ogni esigenza di editing.

Editor di immagini gratuito, Photoshop no grazie

E' incredibile quanto sia inflazionato Photoshop. E' altrettanto incredibile notare quanto oltre il 50% di chi "usa" PhotoShop non si spinge oltre a qualche basilare operazione di fotoritocco.
Nella nostra nuova azienda, a meno di esigenze grafiche particolari, non c'è bisogno di spendere oltre 1500$ di licenza.

Al contrario, potremmo risparmiare fino all'ultimo dollaro scaricando l'eccellente Paint.net.
Posso assicurarvi che da tempo, dopo aver provato Paint.net, non sento l'esigenza di software alternativi dato e considerato che il mio lavoro primario non è il grafico, così come non lo è quello di molti altri utenti per i quali un costo di licenza di Photoshop sarebbe eccessivo.